راز آرامش در روزهای شلوغ: چطور کارهای زیاد را با نظم مدیریت کنیم؟
اگر همیشه برنامه مینویسید اما اجرا نمیکنید، این مقاله برای شماست. در این مطلب یاد میگیرید چگونه یک برنامهریزی روزانه واقعبینانه، قابل اجرا و مؤثر داشته باشید تا بیشترین بهرهوری را تجربه کنید.
راز آرامش در روزهای شلوغ: چطور کارهای زیاد را با نظم مدیریت کنیم؟
اگر هر روز برای خودتان برنامه مینویسید اما شب ها میبینید خیلی از کارها انجام نشدهاند، احتمالاً مشکل از شما نیست؛ برنامهای که نوشتهاید بیش از حد شلوغ بوده است.
یک برنامه خوب، فقط قرار نیست روز شما را پر از کارهای مختلف کند. قرار است کمک کند بدانید امروز چه کارهایی مهمتر هستند و از کجا شروع کنید.
در این مقاله یاد میگیریم چطور یک برنامه روزانه ساده، واقعی و قابل اجرا بنویسیم؛ برنامهای که هم به کارهایمان برسیم و هم برای استراحت و زندگی شخصی وقت داشته باشیم.
برنامه روزانه واقعبینانه یعنی چه؟
برنامه روزانه واقعبینانه یعنی برنامهای که با زمان، کارها و شرایط واقعی زندگی شما هماهنگ باشد.
یعنی وقتی برنامه را مینویسید، قرار نیست فکر کنید:
«امروز باید همه کارها را انجام بدهم.»
در عوض میگویید:
«امروز چند کار مهم دارم که اگر آنها را انجام بدهم، روز خوبی داشتهام.»
یک برنامه خوب معمولاً:
تعداد کارهای قابل انجامی دارد
برای هر کار زمان کافی در نظر میگیرد
زمان استراحت دارد
کارهای مهم را مشخص میکند
بیش از حد فشرده نیست
به زبان ساده: کمتر برنامه بنویس، اما همان برنامه را انجام بده.
چرا بعضی از برنامههای روزانه اجرا نمیشوند؟
گاهی برنامه را با انرژی زیاد مینویسیم و برای یک روز، کارهای زیادی در نظر میگیریم.
مثلاً:
ورزش
مطالعه
درس خواندن
مرتب کردن خانه
خرید
پاسخ دادن به پیامها
یادگیری یک مهارت
انجام کارهای شخصی
چند ساعت کار
روی کاغذ شاید همه این کارها شدنی به نظر برسند، اما وقتی روز شروع میشود، متوجه میشویم همچین برنامه روزانه ای بسیار شلوغ است.
اگر برنامهای اجرا نمیشود، اولین کار بهتر است برنامه را سادهتر کنیم.
قبل از برنامهریزی، یک سؤال مهم بپرسید
قبل از اینکه لیست کارهایتان را بنویسید، از خودتان بپرسید:
«اگر امروز فقط ۳ کار را بتوانم انجام بدهم، کدام ۳ کار مهمتر هستند؟»
همین سؤال ساده کمک میکند برنامه شلوغ نشود.
مثلاً اگر دانشجو هستید، سه کار اصلی شما میتواند این باشد:
1. مطالعه دو فصل
2. انجام تکلیف
3. پیش مطالعه دروس جدید
کارهای دیگری هم ممکن است داشته باشید، اما این سه مورد در اولویت قرار میگیرند.
۷ قدم ساده برای نوشتن یک برنامه روزانه واقعبینانه
۱. فقط ۳ کار اصلی انتخاب کنید
لازم نیست هر چیزی را که باید انجام دهید در قسمت «کارهای مهم» بنویسید.
هر روز ۳ کار اصلی انتخاب کنید.
مثلاً:
مطالعه
یک ساعت مطالعه
انجام خرید خانه
اگر کارهای بیشتری داشتید، آنها را در قسمت کارهای فرعی بنویسید.
این کار باعث میشود وقتی روزتان شلوغ شد، بدانید کدام کارها مهمتر هستند.
۲. زمان انجام هر کار را واقعی در نظر بگیرید
یکی از اشتباههای رایج این است که زمان انجام کارها را کمتر از چیزی که واقعاً لازم است حساب میکنیم.
مثلاً فکر میکنید:
«این کار فقط ۳۰ دقیقه طول میکشد.»
اما در عمل ممکن است یک ساعت زمان ببرد.
پس بهتر است کمی زمان اضافه در نظر بگیرید.
مثلاً:
به جای ۳۰ دقیقه کار، ۴۵ دقیقه زمان در برنامه
این فاصله کوچک باعث میشود اگر کاری کمی بیشتر طول کشید، برنامه شما به هم نریزد.
۳. بین کارها استراحت بگذارید
قرار نیست چند ساعت پشت سر هم فقط کار کنید.
بعد از انجام یک کار، چند دقیقه استراحت کنید.
میتوانید:
کمی قدم بزنید
آب بنوشید
چای یا قهوه بخورید
چند دقیقه از صفحه موبایل و کامپیوتر فاصله بگیرید
کمی استراحت کنید
مثلاً:
۹:۰۰ تا ۱۰:۰۰ کار مهم اول
۱۰:۰۰ تا ۱۰:۱۵ استراحت
۱۰:۱۵ تا ۱۱:۱۵ کار مهم دوم
همین فاصلههای کوتاه میتوانند انجام کارهای روزانه را راحتتر کنند.
۴. کارهای مهم را در زمان مناسب خودتان قرار دهید
همه افراد در یک ساعت از روز عملکرد یکسانی ندارند.
ممکن است شما صبحها راحتتر روی کارهای مهم تمرکز کنید.
شاید هم عصرها زمان بهتری برایتان باشد.
پس برنامه خودتان را بر اساس زندگی خودتان تنظیم کنید.
اگر صبحها سرحالتر هستید:
صبح کارهای مهم
بعدازظهر کارهای معمولیتر
اگر عصرها زمان بهتری برای کار کردن دارید، برنامه را برعکس کنید.
قرار نیست برنامه شما شبیه برنامه شخص دیگری باشد.
۵. کارهای مهم را از کارهای راحت جدا کنید
گاهی دوست داریم اول کارهای خیلی ساده را انجام دهیم.
مثلاً:
مرتب کردن میز
جواب دادن به چند پیام
چک کردن شبکههای اجتماعی
مرتب کردن فایلها
اما ممکن است کار مهمتری داشته باشیم که مدام عقب بیندازیم.
بهتر است اول از خودتان بپرسید:
امروز مهمترین کاری که باید انجام بدهم چیست؟
همان را در قسمت اول برنامه قرار دهید.
بعد سراغ کارهای سادهتر بروید.
۶. برای کارها ساعت مشخص تعیین کنید
نوشتن این جمله:
«مطالعه»
خیلی کلی است.
اما وقتی بنویسید:
۱۰:۰۰ تا ۱۱:۰۰ مطالعه
برنامه شما مشخصتر میشود.
مثلاً:
۸:۰۰ تا ۹:۰۰ نوشتن مقاله
۹:۰۰ تا ۹:۱۵ استراحت
۹:۱۵ تا ۱۰:۱۵ مطالعه
۱۰:۱۵ تا ۱۰:۳۰ استراحت
این روش کمک میکند بدانید در هر ساعت قرار است چه کاری انجام دهید.
۷. برنامه فردا را از شب قبل آماده کنید
لازم نیست صبح که از خواب بیدار شدید، تازه تصمیم بگیرید امروز چه کاری انجام دهید.
شب قبل فقط چند دقیقه وقت بگذارید و برنامه فردا را بنویسید.
برای فردا مشخص کنید:
۳ کار اصلی چیست؟
چه ساعتی باید انجام شوند؟
چه زمانی استراحت میکنید؟
چه کارهای فرعی دارید؟
صبح که بیدار میشوید، برنامهتان آماده است و میدانید از کجا شروع کنید.
یک نمونه برنامه روزانه واقعبینانه
این فقط یک نمونه است و میتوانید ساعتها را کاملاً مطابق زندگی خودتان تغییر دهید:
۷:۰۰ بیدار شدن و آماده شدن
۷:۳۰ صبحانه
۸:۰۰ تا ۹:۳۰ مهمترین کار روز
۹:۳۰ تا ۹:۴۵ استراحت
۹:۴۵ تا ۱۱:۰۰ کار مهم دوم
۱۱:۰۰ تا ۱۲:۰۰ کارهای سبکتر
۱۲:۰۰ تا ۱۳:۰۰ ناهار و استراحت
۱۳:۰۰ تا ۱۴:۰۰ انجام کارهای معمولی
۱۴:۰۰ تا ۱۴:۳۰ استراحت
۱۴:۳۰ تا ۱۵:۳۰ مطالعه، ورزش یا کار شخصی
شب مرور کارهای روز و نوشتن برنامه فردا
این فقط یک نمونه است.
اگر ساعت بیدار شدن یا کار شما متفاوت است، هیچ مشکلی ندارد. برنامه خوب، برنامهای است که با زندگی شما جور باشد.
چطور برنامهای بنویسیم که بیش از حد شلوغ نباشد؟
یک قانون ساده داشته باشید:
همه زمان روز را پر نکنید.
اگر از صبح تا شب برای خودتان برنامههای پشت سر هم بنویسید، کافی است یک کار کمی طولانیتر شود تا بقیه برنامه عقب بیفتد.
پس بین کارها کمی فضای خالی بگذارید.
مثلاً اگر ۸ ساعت زمان آزاد دارید، لازم نیست برای هر ۸ ساعت برنامه دقیق بنویسید.
کمی زمان آزاد برای استراحت و کارهای شخصی باقی بگذارید.
این یعنی برنامه شما انعطافپذیر است.
اگر یک کار انجام نشد چه کار کنیم؟
قرار نیست هر روز دقیقاً طبق برنامه پیش برود.
ممکن است یک کار بیشتر از حد انتظار طول بکشد یا برنامهتان تغییر کند.
در این شرایط لازم نیست کل برنامه را کنار بگذارید.
فقط برنامه را دوباره مرتب کنید.
از خودتان بپرسید:
«حالا مهمترین کاری که میتوانم انجام بدهم چیست؟»
همان را انجام دهید.
فردا دوباره شروع کنید.
چند نکته ساده برای پایبند ماندن به برنامه
برای اینکه برنامه روزانهتان راحتتر اجرا شود:
برنامه را خیلی شلوغ نکنید.
هر روز ۳ کار اصلی داشته باشید.
برای هر کار زمان کافی بگذارید.
بین کارها استراحت کنید.
کارهای بزرگ را به قسمتهای کوچکتر تقسیم کنید.
زمانهای آزاد را در برنامه نگه دارید.
برنامه را متناسب با زندگی خودتان بنویسید.
اگر یک روز برنامه کامل اجرا نشد، روز بعد دوباره شروع کنید.
و مهمتر از همه:
برنامه قرار نیست زندگی شما را سختتر کند؛ قرار است انجام کارها را برایتان راحتتر کند.
یک برنامه خوب چه شکلی است؟
یک برنامه خوب لازم نیست خیلی طولانی یا پیچیده باشد.
فقط کافی است بدانید:
امروز چه کارهایی مهم هستند؟
چه زمانی آنها را انجام میدهم؟
چه زمانی استراحت میکنم؟
همین سه سؤال میتواند پایه یک برنامه روزانه خوب باشد.
برنامه روزانه خودتان را از همین امروز بسازید
لازم نیست از فردا یک برنامه پیچیده شروع کنید.
امروز فقط این سه کار را انجام دهید:
۱. سه کار مهم فردا را بنویسید.
۲. برای هرکدام زمان مشخص کنید.
۳. بین کارها زمان استراحت بگذارید.
همین!
بعد از چند روز میتوانید برنامهتان را بهتر و دقیقتر کنید.
با چند کار ساده که هر روز تکرار میکنید، کمکم برنامهریزی برایتان راحتتر میشود.
کافی است هر روز چند قدم کوچک به جلو بردارید.
اگر دوست دارید برنامه روزانهتان همیشه جلوی چشمتان باشد، استفاده از یک چکلیست روزانه میتواند کار را خیلی سادهتر کند.
به جای اینکه هر روز از اول فکر کنید چه کارهایی باید انجام دهید، میتوانید کارهای شخصی و مهم خودتان را در یک چکلیست آماده داشته باشید و بعد از انجام هر کار، آن را تیک بزنید.
چکلیست کارهای شخصی روزانه میتواند به شما کمک کند:
کارهای مهم روز را مشخص کنید
کارها را بهتر مرتب کنید
برنامه روزانه سادهتری داشته باشید
کارهای انجامشده را ببینید
چیزی را راحتتر فراموش نکنید
روزتان را منظمتر شروع کنید
اگر دوست دارید روزهایتان را با نظم بیشتری پیش ببرید، میتوانید از چکلیست هوشمند روزانه و نمای کلی هفتگی استفاده کنید.
برنامهریزی را سادهتر کنید و هر روز فقط قدم بعدی را انجام دهید.
